Die betriebswirtschaftliche Auswertung für Maklerunternehmen im System Makeln21.

Monatlich erhalten Immobilienmakler eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die BWA, entweder vom Steuerberater oder aus der eigenen Finanzbuchhaltung. Doch vielfach werden diese BWAs kaum genutzt. Meist liegt dies daran, dass eine Standardauswertung vorgelegt wird, die das Ergebnis eines Maklerunternehmens nur unzureichend wiedergibt. Gleichzeitig enthält die BWA keine Planzahlen, die einen schnellen Soll-Ist-Vergleich zum Stand der Entwicklung ermöglichen. Die hier beschriebene Makeln21-BWA dagegen soll ein unverzichtbares Steuerungsinstrument für
Unternehmer sein.

Aufbau der BWA

Die Standard-BWA listet folgende Positionen:
1. Die Gesamtleistung: Hier werden die monatlichen Umsätze aufgeführt und mit Bestandsveränderungen und dem Einsatz von Waren und Leistungen dargestellt. Das Ergebnis ist der Rohertrag oder Deckungsbeitrag.
2. Die Kosten: In dieser Rubrik werden die laufenden Kosten des Unternehmens erfasst. Es reicht hier, die Kostenarten grob zu gliedern, sodass man auf einen Blick die Aufwendungen für Personal, Büromiete oder Kfz-Kosten erkennen kann. Nach Abzug der Kosten vom Rohertrag erhält man das operative Ergebnis.

3. Finanz- und neutrales Ergebnis: Diese letzte Position erfasst die Aufwendungen, die nicht zum operativen Betrieb gehören, sich aber trotzdem auf das Ergebnis auswirken. In diese Gruppe würden beispielsweise Zinsaufwendungen oder Unternehmenssteuern fallen.

Aufteilung der Positionen

Heft 65 / 2011

Heft 65 / 2011

Die Gesamtleistung der Standard-BWA enthält Positionen, wie Wareneinsatz und Bestandsänderungen, die bei Dienstleistungsunternehmen so nicht erscheinen. Der Rohertrag eines Maklerunternehmens wäre mangels der oben beschriebenen direkten Aufwendungen also immer 100 Prozent. Dies ergibt jedoch ein falsches Bild, wenn das Maklerunternehmen freie Handelsvertreter beschäftigt und an diese Provisionen auszahlt. Analog zum Wareneinsatz, der in einem Industrieunternehmen im Verhältnis zum Umsatz verglichen wird, müssen in der Makler-BWA die Provisionszahlungen betrachtet werden. Ferner sind hier die Kosten der Objektvermarktung (Internet, Print etc.) ins Verhältnis zum erzielten Umsatz zu setzen. So entsteht ein schneller Vergleich der monatlichen Erlöse und des dafür getätigten Aufwands.

Beispiel 1:

Ein Unternehmen zahlt an freie Handelsvertreter 30 Prozent Provisionsbeteiligung. Die Makler erzielen etwa 80 Prozent der Gesamtleistung, den Rest steuert der Inhaber durch eigene Umsätze bei. Im Kopf der BWA würde nun stehen:

Erlöse: 60.000,00 Euro
Provisionszahlungen ./. 14.400,00 Euro
Vermarktungsaufwendungen ./. 4.000,00 Euro
Rohertrag: 41.600,00 Euro

Beispiel 2:
Ein Unternehmen, das bei gleichem Objektumsatz nach dem Arbeitsplatzmodell organisiert ist, würde wie folgt dargestellt:
Erlöse:
aus Arbeitsplatzvermietung 15.000,00 Euro
aus Provisionseinnahmen, gesamt 60.000,00 Euro
Provision Makler ./. 42.000,00 Euro
Vermarktungskosten ./. 0,00 Euro
Rohertrag: 33.000,00 Euro

Diese Aufstellung liefert nun auf einen Blick den Rohertrag des Unternehmens, nämlich die Einnahmen der Abrechnungsperiode und des dafür notwendigen Aufwands. Würden die Provisionszahlungen beispielsweise unter Personalaufwand saldiert, würde das Bild verfälscht. Beispielsweise würde sich ein hoher Monatsumsatz stets durch die Provisionsanteile an die freien Handelsvertreter als hohe Personalkosten in der BWA niederschlagen. Banken und andere Kreditgeber müssten sich fortan Sorgen machen, wie das Unternehmen bei scheinbar hohen Fixkosten in Monaten mit weniger Umsatz bestehen kann.

Kosten

Vom Rohertrag muss das Unternehmen dann seine laufenden Kosten bestreiten. Dies sind die Aufwendungen, die das Unternehmen für den ordentlichen Betrieb benötigt. Dazu zählen sicherlich der reguläre Personalaufwand, die Raummiete, Strom, Telefon oder die Kfz-Kosten, all das, was ein Büro im Laufe eines Monats eben verbraucht. Wie bereits beschrieben, reicht es im Interesse der Übersichtlichkeit, diese Kosten grob zu gliedern. Diese Aufstellung könnte also wie folgt aussehen:

1. Personalkosten einschl. Unternehmerlohn (ohne Provisionen)
2. Raumkosten einschl. Nebenkosten
3. Kfz-Kosten inkl. Abschreibungen
4. IT-Kosten inkl. Abschreibungen
5. Porto, Telekommunikation, Internet
6. Marketing, Bewirtung, Geschenke
7. Weiterbildung, Beratung
8. Abschreibungen auf Inventar
9. Sonstige Kosten

Um eine bessere Vergleichbarkeit der Kostenstruktur zu gewährleisten, werden auch Abschreibungen sowie der kalkulatorische Unternehmerlohn erfasst. Dadurch wird auch der Vergleich mit anderen Unternehmen möglich. Beispielsweise erhält der geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH bereits ein Gehalt, das entsprechend in den Kosten gebucht wird. Der Inhaber eines Einzelunternehmens dagegen tätigt lediglich Entnahmen, die nicht in den Kosten erscheinen. Ähnlich verhält es sich mit Unternehmen, die ihr Inventar überwiegend kaufen, im Verhältnis zu Betrieben, die alles leasen. Letztere finden die entsprechenden Kosten unmittelbar in der BWA, während die anderen erst am Jahresende die Absetzung für Abnutzung, kurz AfA, oder Abschreibungen auf den Wertverlust des Inventars verbuchen. Nach Abzug der Kosten vom Rohertrag erscheint das operative Ergebnis des Unternehmens. Dieser Wert zeigt den Erfolg des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs, doch daneben existieren noch weitere Einflussgrößen, die gesondert erfasst werden.

Neutrale Positionen

Zur besseren Abgrenzung werden nun noch die neutralen Positionen und Finanzposten gesondert erfasst. Dies könnten sein:

10. Zinsen (Einnahmen und/oder Ausgaben)
11. andere außerordentliche Einnahmen oder Ausgaben
12. Unternehmenssteuern

Das neutrale Ergebnis kann positiv wie negativ ausfallen. Hier werden lediglich die Positionen erfasst, die zwar nicht unmittelbar zum Geschäftszweck gehören, jedoch auf das Betriebsergebnis Auswirkung haben. Die Makler-BWA liefert so auf einen Blick mit dem Rohergebnis, dem Ergebnis der Geschäftstätigkeit und dem Betriebsergebnis wichtige Kennzahlen. Wird dies nun um die Planzahlen des Unternehmers ergänzt, kann zusätzlich die Abweichung von der Businessplanung erkannt werden.

Werner Berghaus /Achim Engels / Dr. Jochen Sommer

Die Autoren:

Dr. Jochen Sommer ist Geschäftsführer der Sommer-Solutions GmbH, einer Unternehmensberatung für Management Consulting & Business Training. Er ist Mitentwickler von Makeln21 und auf strategische Unternehmensentwicklung spezialisiert. Er unterstützt Unternehmer dabei, Firmen aufzubauen, die unabhängig von der eigenen Mitarbeit des Unternehmers Leistung und Gewinn erbringen, sodass der Unternehmer mehr persönliche Freiheit, mehr Kunden, eine optimale Qualität und Leistung sowie die Mitarbeiter ein positives Arbeitsumfeld erhalten.

Achim Engels, Jahrgang 1963, wendet schon seit ca. 15 Jahren die systematisierte Projektbearbeitung im Rahmen seines Unter nehmens „Die €rtragssteigerer“ an. Die Methodik des Systematic Cube nutzt er bereits seit Längerem auch in seiner eigenen Firma zu deren Weiterentwicklung. Nach seinem BWL-Studium und vor seinem Unternehmerdasein war er zehn Jahre lang als Firmenkundenbetreuer und Leiter Firmenkundengeschäft in einer Groß- sowie in einer Auslandsbank tätig.