Wenn Sie sich alleine oder gemeinsam mit Kollegen aufmachen, erste Geschäftsprozesse zu erfassen, stellt Ihnen Makeln21 bereits vieles zur Verfügung.

Starten mit der Matrix. Diese Tabelle stellt einen virtuellen Aktenschrank dar, der alle Informationen zu Ihrem Unternehmen aufnimmt. Hier sind persönliche Anpassungen weder erforderlich noch notwendig, denn mit der Matrix arbeiten bereits zahlreiche Kollegen erfolgreich. Wenn Sie Ihre Ergebnisse vielleicht später mit anderen vergleichen wollen, geht dies besser auf der Basis eines gemeinsamen Standards. Detaillierte Informationen zur Matrix finden Sie unter „Makeln21 – Das Konzept“.

Nehmen Sie sich nun einen Unternehmensbereich vor, der farbig von anderen unterschieden ist. Am einfachsten gelingt die Systematisierung Ihres Unternehmens in der Akquise, bzw. Auftragsgewinnung, oder auch Auftraggebergewinnung, abgekürzt AGW, weil dieser Bereich am besten erforscht ist. Da wir jedoch in den letzten beiden Ausgaben jeweils ein komplettes Prozess-Modell für die Akquise vorgestellt haben, widmen wir uns nun dem Verkauf. Der Verkauf heißt seit Makeln21 Leistungserbringung (LEB), weil nach der Auftragserteilung die versprochene Aktivi täten starten, die zu einer erfolgreichen Vermittlung der Immobilie führen sollen.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick. Viele Zusammenhänge
erkennt man besser, wenn man etwas Abstand hält. Wer den Wald vor lauter Bäumen nicht erkennt, steht schon zu nah davor oder bereits mitten drin. Wer schon einmal eine Immobilie im Auftrag vermittelt hat, weiß wo der Verkauf startet (mit dem Auftrag) und womit es endet (Notartermin). Wenn Sie diese Eckpunkte auf zwei Karteikarten schreiben, brauchen Sie nur noch alle Tätigkeiten nacheinander aufzulisten, die zwischen Beginn und Ziel des Verkaufs liegen. Dies wären dann die Objektaufbereitung, die Werbung, die erste Kontaktaufnahme mit Interessenten, Besichtigungen und schließlich der erfolgreiche Abschluss. Einfacher und schneller geht es, wenn Sie sich anschauen, was Makeln21 zum Thema bereits entwickelt hat. Dies finden
Sie auf der Website www.immobilien-profi.de im Bereich Verkauf und dort unter Strategie.

Im Schaubild oben sind alle wesentlichen Geschäftsprozesse aufgeführt und vielleicht finden Sie dort auch neue Anregungen. Der Blick auf die Abbildung 2 zeigt im oberen Bereich alle notwendigen Sub-Prozesse von links nach rechts ablaufend:

• Am Anfang steht der Auftrag. Der ist in dunkelgrün, der Farbe der Auftragsgewinnung (AGW) gehalten und zeigt wie die Strategien in Akquise und Verkauf zusammen wirken.
• Weiter geht es mit der Objektaufbereitung
• Darauf folgt die Objektwerbung
• Dies löst Interesse aus und es melden sich Interessenten. Der Sub-Prozess Interessentenkontakt schließt alle weiteren Maßnahmen, etwa Qualifizierung, Besichtigung, Finanzierungsberatung und Abschlussverhandlungen mit ein.
• Neben der Arbeit mit Interessenten dürfen Sie Ihren Auftraggeber nicht vergessen. Deshalb verläuft der Sub-Prozess „Kommunikation/Überwachung“ parallel ab. Sie informieren den Eigentümer regelmäßig über den Verkaufsstand und kontrollieren, ob das Objekt noch korrekt
  in den Börsen oder Schaukästen präsentiert wird.
• Endlich kommt es zum Notartermin und
• Sie können eine Rechnung an Käufer bzw. Verkäufer schreiben. Dieser Prozessschritt ist blau in der Farbe der Finanzen gehalten.
• Bei aller Begeisterung über den Abschluss sollte nicht versäumt werden, den Erfolg in der Nachbarschaft, Homepage, etc. zu vermelden, damit der erfolgreich ausgeführte Auftrag
  wieder zu einem neuen Auftrag führt. Aus diesem Grunde ist die „Multiplikation“ in der Farbe der Eigentümer-Gewinnung (EGW) gehalten. Dies ist der Geschäftsbereich, der dafür sorgt, dass Sie neue Eigentümer kennenlernen.

Unterhalb dieser Übersicht sind alle wichtigen Sub-Prozesse aufgeführt, die Sie bei der Vermittlung unterstützen. Sie erkennen Foto-Shooting, OpenHouse und Bieterverfahren (wenn Sie dies nutzen), die aktive Suche für Interessenten (Make me Move) und das Auftraggeber-Gespräch, für den Fall, dass die Vermarktung irgendwo klemmt.

Diese Abläufe sind weitgehend beschrieben und können als PDF auf www.immobilien-profi.de bezogen werden. Im Abb. 1

Weiteren verwenden wir den umfangreichen Prozess „Interessenten-Kontakt“ um die weitere  Konzeption Ihres Prozessmodells zu beschreiben.

Ein guter Prozess sollte einen klar definierten Prozessstart, einen Trigger, haben. Er sollte nicht mehr als zehn Schritte aufweisen und in der finalen Visualisierung auf ein A4-Blatt passen. Ferner braucht der Prozess ein klar definiertes Ziel. Das erscheint auf den ersten Blick einfach: Wir wollen einen Käufer für die Immobilie finden.

Doch dies ist das Ziel der gesamten Leistungserbringung und deshalb sollten wir hier das Ziel etwas genauer beschreiben und enger fassen. Beispielsweise könnten wir definieren, dass wir im Sub-Prozess „Interessenten-Kontakt“

• eine hohe Service-Qualität für alle Beteiligten (Auftraggeber und Interessent) sicherstellen möchten und
• gleichzeitig einen minimalen Arbeitsaufwand für Makler
  und Back-Office anstreben.

Das sind zwei Ziele, die vermeintlich in Konkurrenz zueinander stehen. Doch bekanntlich wird oft sehr viel Zeit und Geld für Kaufinteressenten aufgewendet, die in der Akquise besser investiert wären und deshalb lohnt sich das Vorhaben. Fragt man Makler in Workshops nach den Prozessen zur Akquise, erhält man recht genaue Auskünfte. Erkundigt man sich, wie der Verkauf abläuft, bekommt man selten eine präzise Auskunft und je mehr Makler zusammen sitzen, umso weniger Struktur wird erkennbar. Entweder findet der Verkauf weniger Beachtung oder die Vorgehensweise wird von den Interessenten diktiert. Beides ist nicht akzeptabel, denn im Einkauf entsteht der Gewinn, aber im Verkauf wird von Anfang bis Ende nur Zeit und Geld verbraucht. Das beginnt bei der Erstellung eines Exposés und endet mit dem Porto für die Provisionsrechnung. Es lohnt sich doppelt, Ressourcen im Verkauf zu sparen, wenn sie dadurch der Akquise, dem Gewinn oder der Lebensqualität zugutekommen. Dieses Ziel vor Augen nehmen wir einige Karteikarten zugutekommen[…].

Den vollständigen Artikel finden Sie in Ausgabe 74.