Systematisierung der Zeitplanung

Durch Systematisierung der eigenen Zeitplanung schaffen Sie heute bereits die Grundlagen, um tatsächlich in naher Zukunft mehr echte Freizeit zur Verfügung zu haben. Der Weg dorthin besteht in einem einfachen Instrument, dass wir als Stundenplan bezeichnen.

Befragt man Unternehmer, was sie in Ihrem Betrieb noch tun würden, wenn sie, beispielsweise aus gesundheitlichen Gründen, nur noch vier Stunden pro Woche arbeiten könnten, erhält man letztendlich immer die gleichen Antworten: Kontrolle, Kommunikation und Strategieplanung

Genau diese Dinge sind es, die letztendlich überlebenswichtig für ein Unternehmen und dessen Fortkommen sind. Beschäftigt sich ein Geschäftsführer hauptsächlich mit Facharbeit wie Verkauf/Einkauf oder administrativen Tätigkeiten, so kommen diese Dinge oft zu kurz. Bauen Sie sich daher einen Wochenplan, der diese Bereiche zwingend integriert. Ich empfehle Ihnen die folgenden Dinge zu berücksichtigen:

• 4 Stunden Zeit für Strategieplanung: Einmal wöchentlich reservieren Sie vier Stunden Zeit für strategische Planung. In diesen vier Stunden sind Sie für niemanden zu sprechen und beantworten keine e-Mails und Anrufe. Bearbeiten Sie in dieser Zeit Ihren Businessplan, Ihren Marketingplan, Ihre Finanzplanung, Ihr Führungssystem oder Ihre Prozesse. Legen Sie die Zeit idealerweise auf den Nachmittag von 13 bis 17 Uhr. Nach wenigen Monaten kontinuierlicher Arbeit nimmt der Arbeitsaufwand ab und Sie benötigen vielleicht nur noch zwei Stunden. Dann haben Sie echte Freizeit gewonnen und können den Tag bereits um 15 Uhr beenden.
• Planen Sie Zeit für regelmäßige Meetings ein. An der Art und Weise, wie Meetings abgehalten werden, erkennt man die Professionalität von Unternehmen. Wenn Sie Ihre Meetings gut organisieren, tragen diese zum Erfolg des Unternehmens bei. Beachten Sie die folgenden Regeln! Meetings dauern maximal 45 Minuten. Sie beginnen immer pünktlich und es wird auf niemanden gewartet (auch nicht auf den Chef). Unterbrechungen werden nicht geduldet. Routinemeetings (z.B. wöchentliche Teambesprechung) haben eine feste Routine, die jedem bekannt ist. Die Agenda beinhaltet Themen und Zeitvorgaben. Es gibt einen Meeting-Leiter, der für die Einhaltung der Zeitvorgaben verantwortlich ist. Das Protokoll wird als Ergebnisprotokoll im Meeting geführt und nicht per E-Mail zur Kontrolle verschickt. Stattdessen wird es im Meeting vorgelesen und direkt als gültig erklärt. Das spart unnötige Abstimmungsarbeiten.
• Planen Sie Zeit für Führungsaufgaben ein: Wichtige Mitarbeiter erhalten wöchentlich klare Zeitfenster, in denen Sie die Mitarbeiter einarbeiten, wichtige Dinge besprechen und Kontrollen vornehmen können. Auch für diese Zeiten legen Sie eine Routine fest, die dann zeitlich und inhaltlich eingehalten wird.
• Administrative Dinge platzieren Sie am besten am Morgen. Jeden Morgen planen Sie 30 Minuten für die Bearbeitung von E-Mails ein. E-Mails können warten (dafür sind diese eigentlich auch gedacht). Wenn Sie E-Mails immer sofort beantworten, konditionieren Sie beim Gegenüber eine Erwartungshaltung. Wenn Sie befürchten, dass wichtige E-Mails zu lange unbeantwortet bleiben aktivieren Sie einen entsprechenden Autoresponder(siehe Seite xxx) oder lassen Sie eine Assistenz die Nachrichten bearbeiten.
• Richten Sie einmal pro Woche eine Sprechstunde für Mitarbeiter ein. Diese Sprechstunde dient der Besprechung von heiklen Dingen oder wichtigen Entscheidungen. Platzieren Sie die Sprechstunde am Nachmittag und gehen Sie nach Hause, wenn sich niemand dafür anmeldet.
• Falls Sie Kundenaktivitäten durchführen, so reservieren Sie dafür Zeiten, die Sie jedem bekannt geben. Dann kann beispielsweise auch Ihre Assistenz in diesen Zeiten Termine für Sie vereinbaren.
• Hören Sie Ihre Mailbox nur zweimal täglich um 12 und 17 Uhr ab. Besprechen Sie Ihre Mailbox entsprechend. Dann wissen Anrufer, bis wann Sie mit einem Rückruf rechnen können.
• Lassen Sie ca. 20% der Zeit frei für unvorhergesehene Tätigkeiten. Am besten Sie verplanen einen kompletten Tag überhaupt nicht. An diesem Tag haben Sie die Gelegenheit Dinge nachzuholen, die nicht erledigt werden konnten oder Sie können den Tag kurzfristig als Urlaub nutzen.

Freiräume schaffen

Gewöhnen Sie andere daran, dass Sie nur noch zu bestimmten Zeit ansprechbar sind. Auf diese Weise geben Sie Ihrer Zeit mehr Bedeutung und Sie schaffen sich Freiräume. Je mehr Routinetätigkeiten Sie systematisieren und Ihre Mitarbeiter daran gewöhnen, desto selbständiger funktioniert das Unternehmen. Meetings werden auch dann ergebnisorientiert durchgeführt, wenn Sie nicht anwesend sind. Je besser Sie die einzelnen Bereiche systematisieren, desto besser wird das Ergebnis sein, während der Zeitaufwand sinkt. Durch Berücksichtigung der Themen Kontrolle, Kommunikation und Strategieplanung schaffen Sie schließlich die Basis für Ihren unternehmerischen Erfolg.

Ein wichtiger Tipp zum Schluss! Wenn Sie es geschafft haben Ihre Arbeitszeit in freie Zeit umzuwandeln, suchen Sie sich Beschäftigungen, die für Sie erfüllend sind. Manch einer findet sich dann nämlich wieder in einer neuen Arbeit oder gibt plötzlich viel Geld für Unnötiges aus. Letztendlich muss man dann wieder mehr arbeiten, um das Geld wieder zu verdienen.

< Systematics (7) Autor: Dr. Jochen Sommer (c) 2008 / Weiter mit Systematics (9)