Ihre Organisationsstrategie

Ihre Organisationsstrategie ist die erweitere Personalplanung, die Sie bereits in Ihrem Businessplan dokumentiert haben. Die Organisationsstrategie legt fest, welche Personalrollen Bestandteil Ihres Unternehmens sein werden. Legen Sie fest, welche Aufgaben z.B. die Vertriebsmitarbeiter und die jeweiligen Manager (z.B. Verkaufsleiter) haben werden und über welche Qualifikationen diese verfügen werden. Die Beschreibung der Rollen halten Sie in Ihrem Teammodell fest (siehe Artikel über Leadership, S. xx). Die Organisationsstrategie legt also fest, welche Mitarbeiter in welcher Anzahl und zu welchem Zeitpunkt in Ihrer Firma aktiv sein werden.

Ihre Systemstrategie

Die Systemstrategie beschreibt, wie Abläufe in Ihrer Firma dokumentiert werden. Definieren Sie ein übergreifendes Prozessmodell, das die wesentlichen Abläufe und Zusammenhänge dokumentiert. Typischerweise wird das Prozessmodell die sieben Hauptgeschäftsprozesse (Interessentengewinnung, Kundengewinnung, Leistungserbringung, Führung, Marketing, Management und Finanzen) beinhalten. Zusätzlich sind unterstützende Prozesse (z.B. Informationstechnologie) notwendig, die dafür sorgen, dass die wesentlichen Voraussetzungen zur Durchführung der Arbeiten erbracht werden.

Zu den wesentlichen Punkten einer erfolgreichen Systemstrategie gehören:

1. Dokumentieren Sie alle Routinetätigkeiten und sorgen Sie dafür, dass diese von allen Mitarbeitern entsprechend der Dokumentation ausgeführt werden.
2. Wenn die Dokumentation nicht zur Ausführung der Aufgaben passt, ändern Sie die Dokumentation. Achten Sie darauf, dass die Dokumentation die Realität widerspiegelt.
3. Überarbeiten und optimieren Sie Abläufe ständig. Optimal ist es, wenn die Mitarbeiter die Dokumentationen und Checklisten während ihrer Tätigkeiten benutzen, Fehler und Abweichungen erkennen sowie die Optimierung selbst vornehmen.
4. Was nicht dokumentiert ist, existiert nicht. Prozesse, die nicht beschrieben sind, unterliegen der Willkür des jeweiligen Mitarbeiters bei der Ausführung. Das führt automatisch zu unterschiedlichen Arbeitsergebnissen und einer Beeinträchtigung der Qualität.
5. Unterscheiden Sie zwischen strategischen und operativen Dokumenten. Strategische Dokumente sind nur für bestimmte Personen (z.B. der Führung) zugänglich, während die operativen Unterlagen Arbeitsabläufe beschreiben und prinzipiell für jeden zugänglich sind.
6. Mitarbeiter-Zielsetzungen (s. Leadership) dienen der Weiterentwicklung des Unternehmens und nicht der Sicherstellung, dass Routinetätigkeiten ausgeführt werden. Nutzen Sie Zielsetzungen für Mitarbeiter, um die Dokumentationen zu perfektionieren und Ihre Systeme zu verbessern.

Eine gute Systemstrategie führt zu einer Dokumentation (Betriebshandbuch), die verständlich beschreibt, wie Ihre Firma arbeitet. Die Dokumentation ist den Mitarbeitern eine echte Hilfe bei der Arbeit und wird schließlich auch gerne benutzt.