Makeln ohne Makler?

Die Vervielfachung des Umsatzes bei gleichzeitiger Verringerung des Personalaufwands. Arbeitsteilige Organisation ist ein Kernthema bei Makeln21.

Dieser Beitrag aus dem Jahr 2007 beschreibt eine typische Innovation aus der Anfangszeit von Makeln21. Es geht um arbeitsteilige Organisation und die dadurch gesteigerte Produktivität im Bereich der Vermietung.

Bis vor wenigen Wochen lag das Vermietungsgeschäft bei HPS Immobilien mehr oder minder brach. Ohne Zahlen nennen zu müssen, hätte der Slogan: „Wir machen  auch Vermietung“ die Situation treffend beschrieben. Eine Vermietung kam nur in Frage, wenn es Angebote gab, wenn Interessenten drängelten, oder wenn es einmal nichts anderes zu tun gab. Die Rolle „Vermietungsmakler“ im Hause musste regelmäßig neu besetzt werden. Von den Kollegen als Makler zweiter Klasse „diskriminiert“, wollte jeder möglichst schnell zum richtigen Makler befördert werden. Also musste die Vermietung von den richtigen Verkäufern mit erledigt werden – eben nebenbei – doch so konnte sich der Geschäftsbereich Vermietung nicht entwickeln.

Makeln21 zielt darauf ab, die Immobilienvermarktung zu systematisieren. Ein System besitzt u.a. folgende Eigeschaften:

• Alle Prozesse sind schriftlich niedergelegt und verbindlich,
• damit können Tätigkeiten arbeitsteilig organisieren werden,
• optimierte Prozesse verlangen von den Mitarbeitern nur noch nach  „geringstmöglicher Qualifikation“.

Der letzte Punkt erscheint zunächst verwirrend. Zwar wird die geringstmögliche Qualifikation nicht zwingend angestrebt, dies ist aber in einem System, wie wir noch sehen werden möglich. Im Gegensatz dazu stellen die meisten Immobilienunternehmen kein System dar, sondern mehr eine „Bande“ von Verkäufern, die von einem „Hauptmann“ angeführt wird. Hier müssen immer Verkäufer mit möglichst hoher Qualifizierung gewonnen werden (die oft nur solange bleiben, bis sie ihre eigene „Bande“ gründen können).

Hans-Peter Sochacki untersuchte den Geschäftszweig Vermietung und zerlegte ihn in die wesentlichen Aufgabenbereiche:

• die Recherche nach Vermietungsobjekten
• die Akquise von Vermietungsaufträgen
• die Generierung von Interessenten
• die Erfassung von Interessenten-Profilen
• die Terminierung von Besichtigungsterminen
• die Besichtigung mit Vermietungsabschluss
• der Mietvertrag
• After-Sales

Alle diese Stationen werden in den meisten Unternehmen vom Vermietungsmakler,  unterstützt durch den Innendienst, erledigt. Doch in den meisten Fällen mangelt es an der Konsequenz der Ausführung. Denn die Vermietung ist ein ungeliebtes Geschäft, das immer wieder in den Hintergrund gedrängt wird, wenn es um den „richtigen“ Verkauf von Objekten geht.

Alles eine Frage der Organisation

Hans-Peter Sochackis Ziel war es, den gesamten Bereich Vermietung neu zu konzipieren und so zu organisieren, dass dem Verkäufer künftig nur noch eine geringe  Bedeutung zukommt. Stattdessen sollten möglichst viele Arbeitsschritte von 400-Euro Kräften übernommen werden können.

1. Schritt: Die Recherche

Jeden Morgen um 6 Uhr in der Früh beginnt das „HPS Marktscanning“, eine Recherche in Print- und Online-Medien nach Vermietungsangeboten auf dem lokalen Immobilienmarkt. Die Person, die diese Tätigkeit ausübt, firmenintern „Scanner“ getauft, hat lediglich die Aufgabe, die Adresse des Anbieters so weit wie möglich im CRM-System des Unternehmens zu erfassen.

2. Schritt: Die Akquise

Die nächste Station übernimmt der Akquisiteur, der nun diese Adressen telefonisch kontaktet und den Auftrag akquiriert bzw. die Genehmigung einholt, das Objekt anbieten zu dürfen. Dies ist ebenfalls Aufgabe einer geringfügig beschäftigten Innendienstkraft. Bei dieser Gelegenheit werden die Eigenschaften der Mietsache abgefragt, da im Gesamtprozess die Vorab-Besichtigung des Objekts nicht vorgesehen ist.

Dieser Punkt erzeugte Widerstand bei einigen Maklerkollegen. Wo denn die Qualität bleibe, wenn man ein Objekt anbietet, das man nicht kennt? Doch Hans-Peter Sochacki ist zuversichtlich. Es gäbe einen Gesprächsleitfaden, der ständig optimiert wird und ein immer genaueres Bild der Wohnung oder des Hauses liefert.

3. Schritt: Die Werbung

Die Immobilie wird wie üblich beworben, woraufhin sich Interessenten melden, die am Telefon über ihre Wünsche und Ziele befragt werden. Dies übernimmt der „Profiler“, eine Rolle, die ebenfalls von einer 400-Euro-Kraft nach einem zuvor abgestimmten und optimierten Gesprächsleitfaden übernommen wird. Bei guter Übereinstimmung kann bereits ein Termin zur Besichtigung vereinbart werden.

4. Die Terminierung

Bis dahin haben sich sowohl Objektdaten als auch Interessenten in der CRM-Datenbank gesammelt. Die Selektion, ein EDV-Suchlauf, vergleicht Angebot und Nachfrage und bringt weitere Übereinstimmung zwischen Mietinteressent und Objekt zu Tage.

Wenn der erste Besichtigungstermin fixiert ist, beginnt die Terminierung. Nun werden weitere Interessenten angerufen, die auf die Mietsache passen, und ebenfalls zur Besichtigung eingeladen. Aus der einfachen Besichtigung mit einem Interessenten wird zu diesem Zeitpunkt ein kleines „Open House“. Verknappung ist bekanntlich das A und O des Verkaufens. Auch diese Aufgabe muss kein Makler übernehmen.

5. Die Besichtigung

Die Vorstellung des Mietobjekts für mehrere Interessenten verläuft wenig spektakulär. Auch hier darf die Frage gestellt werden, ob dies die Aufgabe eines „Verkäufers“ sein muss, oder ob dies eine Hilfskraft übernehmen kann.

6. Die Abwicklung

Ist ein Miet-Aspirant gefunden, beginnt die Abwicklung der Vermietung mit Bonitätsprüfung, der Vorstellung des neuen Mieters beim Vermieter oder der Vertragsvorbereitung. Hier befinden wir uns wieder bei einer klassischen Innendiensttätigkeit.

7. Rechnung und „Aftersales“

Auch die letzten Schritte der Vermietung sind wieder Innendiensttätigkeiten.

Erfolge

Aus dem vorher ungeliebten Vermietungsgeschäft ist ein Dienstleistungsbereich geworden, der immer weiter perfektioniert wird. Der Umsatz hat sich in wenigen Wochen bereits verzehnfacht (!).

Viele Unternehmen leiden darunter, dass sie sich Wachstum nur durch die Hilfe zahlreicher Verkäufer vorstellen können. Dabei sind Verkäufer selten die besten Mitarbeiter, dafür aber die Schwierigsten und Teuersten. Viele Inhaber von Immobilienunternehmen wundern sich, dass die Verkäufer, die weitgehend selbstständig arbeiten und unmittelbar am Erfolg ihrer Arbeit profitieren gleichzeitig am wenigsten motivierbar sind. Die vermeintlichen „Stars“ gehen irgendwann, weil sie meinen, auf eigene Faust mehr Geld verdienen zu können. Die „Schwachen“ geben von alleine auf und die „Mittelmäßigen“ bleiben dem Unternehmen treu.

Irgendwann musste jemand die Frage aufwerfen, ob es ein Makeln mit weniger Maklern geben kann. Erklärtes Ziel von „Makeln21“ ist es, Systeme zu schaffen, Einkaufs- und Verkaufsprozesse zu systematisieren und die Verantwortung des Einzelnen in diesem System zu minimieren.

„Das System vermietet – die Menschen betreiben das System“