Die E-Mail-Matrix

„Man hat niemals Zeit, es richtigzumachen, aber immer Zeit, es mehrfach zu machen“. (Murphys Gesetz)

Wir zeigen Ihnen, wie Sie E-Mail-Konten professionell verwalten und organisieren.

Das Thema: Jeder besitzt eine E-Mail-Adresse; manche sogar zwei oder mehr. Diese Adressen erhalten Informationen, viele Informationen. Viele davon unwichtig, manche zur Kenntnisnahme und einige, die zum sofortigen Handeln aufrufen. In einem Maklerbüro mit Mitarbeitern fallen so gut 500 oder mehr Nachrichten pro Tag an. Wie lassen sich diese Nachrichten kanalisieren und steuern?

• Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste mit allen Quellen, aus denen Nachrichten empfangen werden. Hier einige Beispiele:
• Schritt 2: Listen Sie nun alle E-Mail-Adressen auf, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden.
• Schritt 3: Erfassen Sie jetzt mit einem Punkt, wer welche E-Mail erhält. (siehe Bild)

Schon jetzt erkennen Sie auf einen Blick, wer welche Informationen erhält. Interessante Frage: Passt die E-Mail-Verteilung noch? Oder ist sie ein längst überholtes Relikt, um das sich nie jemand gekümmert hat?

• Schritt 4: Werden E-Mails umgeleitet oder an mehrere Personen gleichzeitig ausgeliefert? Kein Problem.
• Schritt 5: Wenn Sie Ihre E-Mail-Konten selbst verwalten, kann es hilfreich sein, auf der rechten Seite der Matrix die Zugangsdaten zu vermerken.

Zugegeben. Die Erstellung der E-Mail-Matrix bedeutet eine Investition an Zeit und Überlegung. Die Effekte werden Sie spätestens bei der ersten Änderung überzeugen.

Den ganzen Artikel können Sie in der Ausgabe 92 nachlesen.

NEU für Mitglieder: Die passende Vorlage „Email-Matrix“ finden Sie nach Login im Downloadbereich (mit dem passenden Artikel aus Ausgabe 92).