Geschäftsprozesse im Maklerunternehmen – Was bringt’s?

Geschäftsprozesse sind „strukturierte Abläufe, die helfen, ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen“. Kennzeichnend für Prozesse ist, dass  sie regelmäßig durchlaufen werden. Gibt es also Prozesse in jedem Unternehmen?

Makler Dinkel (Name geändert) staunte nicht schlecht. Vor zwei Wochen hatte er zwei neue Mitarbeiterinnen eingestellt und nach nur wenigen Tagen Einarbeitung waren beide einsatzfähig. Wenn er vorher geahnt hätte, wie schnell dies gelungen ist, hätte er in Personalfragen anders und schneller entschieden. Denn aus Sorge um die lange Einarbeitungszeit neuer Kollegen hatte er sich von früheren Mitarbeitern nicht rechtzeitig getrennt. Stattdessen musste er sich Dinge gefallen lassen, die nicht im Interesse des Unternehmens lagen, und immer wieder Kompromisse eingehen.

Diesen Artikel finden Sie in Heft 74 / 2013

War es Glück oder Zufall, dass die Neuen so schnell „ans Arbeiten“ kommen? Hat Dinkel zufällig zwei besonders begabte Mitarbeiterinnen erwischt? Eher nicht. Die Ursache liegt darin, dass Dinkel die letzten Monate dazu verwendet hat, ausführliche Arbeitsanweisungen zu verfassen und sämtliche Geschäftsprozesse seines Unternehmens zu beschreiben. Diese akribische Vorbereitung beschleunigte die Einarbeitung erheblich und weil die Mitarbeiter stets auf schriftliche Anleitungen zurückgreifen können, wurden Fehler eliminiert, Rückfragen minimiert. Neue Mitarbeiter fühlen sich sicher, auch ohne Routine bei ungewohnten Arbeiten.

Nicht zuletzt hat aber auch der Unternehmer Dinkel durch das Unternehmenshandbuch an Freiheit gewonnen. In Zukunft kann er (nicht nur) in Personalangelegenheiten souveräner reagieren. Aber das ist noch nicht alles.

Das Beispiel Dinkel zeigt zunächst, was es für den Inhaber bedeutet, wenn er sein Unternehmen auf Basis schriftlicher Geschäftsprozesse organisiert. Faktisch erhält er so erst das alleinige Eigentum über sein Unternehmen, zumindest hat er etwas, von dem andere Unternehmer träumen – ein System. Denn ohne schriftliche Arbeitsanweisungen bleibt immer eine mehr oder minder starke Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern bestehen. Sei es die scheinbar unersetzbare Bürokraft, die Assistentin, die Gedanken lesen kann, der Starverkäufer, der einen Großteil des Gesamtumsatzes verantwortet und nicht zuletzt der Inhaber oder Gründer des Unternehmens, der gänzlich unersetzbar ist. Fazit: Das Unternehmen basiert auf individuellen Fähigkeiten und privatem Wissen Einzelner und ist damit wertlos.

Prozesse ermöglichen Systeme, aber der Nutzen strukturierter Abläufe stellt sich weit früher ein.

Natürlich kann ein solches Unternehmen hohe Gewinne erwirtschaften und viele Aktiva anhäufen. Doch solange eine mehr oder minder starke Abhängigkeit von einzelnen Personen besteht, wird ein eventueller Käufer nur in Ausnahmefällen mehr als den Buchwert dafür bezahlen. Gute Prozesse lösen diese Abhängigkeiten von Einzelpersonen und schaffen damit Werte, die über die Bilanz hinaus reichen. Je nach Konstellation würde schon das Handbuch zum Unternehmen höher bewertet als das gesamte Anlagevermögen. Der Schlüssel dazu ist die Systematisierung, die Automatisierung – kurz: Prozesse[…].

Den vollständigen Artikel finden Sie in Heft 74.