Wenn Sie etwas Idiotensicher gestalten, wird es irgendwo jemanden geben, der einen besseren Idioten erfindet“. (unbekannt)

Erfahrung ist eine sehr nützliche Sache. Leider hat man sie meistens erst kurz nachdem man sie braucht! Betreibt man ein Unternehmen, dann trifft selbst diese pessimistische Aussage oft nicht mehr zu. Stattdessen werden Fehler mehrfach wiederholt und aus Fehlern werden selten Konsequenzen gezogen.

Viele Unternehmer neigen dazu, immer wieder die gleichen Dinge zu tun, ohne zu überprüfen, ob diese Dinge überhaupt den gewünschten Nutzen bringen. Der Hauptgrund hierfür liegt darin, dass die wesentlichen Aufgaben im Unternehmen nicht dokumentiert werden und aufgrund fehlender Aufzeichnungen und Informationssysteme keinerlei Steuerungsmöglichkeit besteht. Nur mittels einer guten Systemstrategie sind Sie jedoch in der Lage wesentliche Tätigkeiten auf immer dieselbe Art und Weise richtig durchzuführen oder Fehler zu entdecken und zukünftig zu vermeiden.

In den folgenden Artikeln werden wir uns daher damit beschäftigen, wie Sie ein System aufbauen können, mit dem Sie Ihr Unternehmen quasi auf Autopilot umstellen können und mit der Zeit die folgenden Vorteile erzielen:

• Aufbau Ihrer vollständigen Systemstrategie
• Beschreibung aller wichtigen Routineaufgaben, so dass jeder Mitarbeiter Checklisten und Anleitungen zur Verfügung hat, die ihm ermöglichen die Arbeit richtig durchzuführen
• Einfache Messmethoden für alle wesentlichen Aufgaben und Bereiche im Unternehmen, so dass Sie Ihr Unternehmen kontinuierlich verbessern können
• Richtlinien und Strategien für alle notwendigen Aufgaben und Vorfälle im Unternehmen, so dass die Mitarbeiter auch dann das Unternehmen erfolgreich betreiben können, wenn Sie selbst nicht verfügbar, krank oder im Urlaub sind.

Die Bedienungsanleitung

Ein gutes Unternehmen ist so aufgebaut, dass Mitarbeiter schnellstmöglich eingearbeitet werden und sicher gestellt ist, dass ihnen bei der Durchführung der Aufgaben keine Fehler unterlaufen. Hierfür sind Anleitungen und Checklisten notwendig. Für den Vertrieb der Produkte und Dienstleistungen ist eine gute Marketingstrategie notwendig, die auf gesicherten Erkenntnissen über die Zielkunden aufbaut und diese Erkenntnisse in klare Kommunikation und Werbung umsetzt. Die Führung des Unternehmens kann wiederum nur dann kontinuierlich und konsequent verlaufen, wenn die wesentlichen Grundsätze dokumentiert sind. In allen Fällen sind schriftliche Dokumentationen notwendig, die – regelmäßig gepflegt – eine Art Bedienungsanleitung für Ihr Unternehmen darstellen.

Das Prozessmodell

Die Voraussetzung für eine gute Systemstrategie ist ein Prozessmodell, das alle wesentlichen Systembestandteile Ihres Unternehmens beinhaltet. Es gibt hierzu verschiedene Ansätze, wie beispielsweise das EFQM-Modell der European Foundation for Quality Management oder das Prozessmodell, welches dem Business Scan unterliegt. Es besteht aus den Komponenten Business-Planung, Mitarbeiter, Führung, Marketing, Verkauf, Einkauf, Organisation, Kunden, Infrastruktur.

Abb: EFQM-Modell

Für diese Artikelserie verwenden wir ein vereinfachtes Modell, dass aus den folgenden sechs Elementen besteht:

 

 

• Mitarbeiterführung
• Marketing
• Finanzen
• Eigentümer-Gewinnung (Interessentengewinnung)
• Auftrags-Gewinnung (Kundengewinnung)
• Produkte und Dienstleistungen

Jedes Element besteht dabei aus strategischen bzw. planerischen Tätigkeiten und aus den operativen Aufgaben und wird in den nachfolgenden Artikeln detailliert beschrieben.

Die Betriebshandbücher

Damit Sie zukünftig Ihre Betriebshandbücher nutzen und vervollständigen können, benötigen Sie für jedes Element zwei Ordner. Es hat sich bewährt, dabei zwei Farben zu verwenden. So können Sie z.B. für die strategischen Tätigkeiten die Farbe Rot verwenden, während Sie für die operativen Aufgaben die Farbe Blau benutzen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass Sie auf einen Blick erkennen können, um welche Ordner es sich handelt. Bekommen Sie beispielsweise Kundenbesuch, so dürfen alle blauen Ordner weiterhin offen benutzt werden, während die strategischen Ordner weggeschlossen werden, weil sie möglicherweise Informationen enthalten, die nicht für Personen außerhalb des Unternehmens bestimmt sind.

Beschriften Sie die Ordner entsprechend den Elementen und achten Sie zukünftig darauf, dass eine Routineaufgabe vor der nächsten Durchführung zunächst kurz beschrieben wird (z.B. in Form einer Checkliste), bevor sie ausgeführt wird. Auf diese Weise entsteht schnell und effektiv eine brauchbare Dokumentation, die sich bereits im praktischen Einsatz bewährt hat.

In den nächsten Kapiteln werden wir uns mit den Zielen der einzelnen Elemente beschäftigen, die wichtigsten Elemente beschreiben und erfahren, wie man durch die Ermittlung der richtigen Kennzahlen die Wirksamkeit der einzelnen Elemente permanent verbessern kann.

Autor: Dr. Jochen Sommer (c) 2007 / Weiter mit Systematics (2)