Systematics (2): Ihr System zur Mitarbeiterführung

„Soweit ein Esel auch reisen mag, er wird nie als Pferd zurückkommen“. (Ghost in the Shell)

Ein gutes System zur Mitarbeiterführung zeichnet sich dadurch aus, dass die wichtigen Ergebnisse für das Unternehmen erzielt werden:

• Gewinnung geeigneter neuer Mitarbeiter, die in der Lage sind, die bestehenden Systeme des Unternehmens zu betreiben,
• Bindung vorhandener Mitarbeiter an das Unternehmen und die Schaffung von Möglichkeiten, damit die Mitarbeiter ihre Leistungsfähigkeit und ihren Wert für das Unternehmen dauerhaft steigern können,
• frühzeitige Erkennung ungeeigneter Mitarbeiter und Entlassung derselben, bevor sich deren Leistung negativ auf das Unternehmen auswirkt.

Um diese drei Elemente zu erzielen ist es notwendig schriftlich ein System zu entwickeln, das Sie bei der Erreichung dieser Ziele unterstützt. Nachfolgend werden die wesentlichen Bestandteile eines solchen Systems beschrieben, sodass Sie in die Lage versetzt werden ein System zu entwickeln, dass zu Ihnen passt. Beachten Sie, dass ein solches System eine permanente Überprüfung und Weiterentwicklung benötigt und dass die vorläufige Erstellung des Grundsystems bereits mehrere Wochen oder Monate benötigen kann.

Das Teammodell

Das Teammodell ist das zentrale Dokument Ihres Systems zur Mitarbeiterführung. Das Teammodell enthält zunächst eine Beschreibung sämtlicher Rollen, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen. Eine Rolle ist zunächst eine funktionale Beschreibung eines Tätigkeitsbereichs. Dabei muss eine Rolle nicht zwangsläufig von einem einzigen Mitarbeiter ausgeführt werden. Es ist möglich, dass ein Mitarbeiter mehrere Rollen (z.B. Einkauf und Verkauf) ausübt, während beispielsweise in größeren Unternehmen manche Rollen (z.B. Verkauf) gleich von mehreren Mitarbeitern ausgeübt werden.

Eine Rolle sollte der Übersichtlichkeit halber auf einer DIN A4 Seite beschrieben werden. Dabei umfasst die Beschreibung die folgenden Elemente:

• Name der Rolle (z.B. Auftragsakquise)
• Aufgabe im Unternehmen (grundsätzliche Beschreibung der Tätigkeiten)
• Mindestqualifikation (z.B. Ausbildungen, Zeugnisse, Berufserfahrungen)
• Messbare und nicht messbare Ziele (z.B. gewünschtes Umsatzvolumen und Freundlichkeit)
• Einarbeitung (wie notwendige Seminarbesuche und Einweisungen)
• Vergütung (Fix-Gehalt und Provisionen)

Je nach Gestaltung der Aufgaben ergeben sich auf diese Weise zwischen 5 und 10 Rollen. Typische Rollen in einem Immobilienbüro sind beispielsweise: Geschäftsführer, Assistenz, Einkäufer, Verkäufer, Vertriebsleiter, Büroleiter oder Marketing. Neben den internen Rollen gibt es auch extern zu besetzende Rollen, die zumindest erwähnt werden sollten. Hierzu gehören vielleicht EDV-Fachkraft, Rechtsanwalt und Steuerberater. Auch an diese Rollen sind bestimmte Anforderungen zu stellen, die in dem Teammodell beschrieben werden.